Ein Mann am Laptop, daneben zwei spielende Kleinkinder

Die Virtuelle Kaffeepause

Was tun, wenn Kommunikation im Team plötzlich nur noch virtuell möglich ist – ein Erfahrungsbericht.

Das neuartige Coronavirus und seine Auswirkungen auf unsere Lebenswirklichkeit im Frühjahr 2020 beschäftigt uns als Unternehmen nicht nur in wirtschaftlicher Hinsicht. Wir sehen auch, dass die einzelnen Mitarbeiter’innen vor immensen Herausforderungen stehen.

Wir haben Kollg’innen, die alleine leben und sich seit der Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice mit Isolation und Einsamkeit auseinandersetzen müssen. Und auf der anderen Seite arbeiten bei uns Menschen, die nun 24/7 mit Partner’in und Kinder(n) zusammen sind, die neben der eigenen Arbeit im Homeoffice noch Kinder betreuen sowie unterrichten müssen und denen Ruhe und Rückzug fast vollständig verwehrt bleiben.

Hinzu kommen in allen Fällen noch grundsätzliche Sorgen und Ängste, die die aktuelle Situation mit sich bringt. Konkrete Sorge um die eigene Gesundheit oder die Gesundheit lieber Angehöriger und Freunde sowie generelle Sorge, wie sich unsere Gesellschaft und unser Leben noch weiter verändern wird.

Als Unternehmen finden wir es sehr wichtig, einen regelmäßigen Austausch der Mitarbeiter’innen untereinander zu organisieren und für so viel Transparenz wie irgend möglich bezüglich der wirtschaftlichen Situation für SPIRIT/21 zu sorgen – hierdurch kann die Belastung zumindest etwas abgemildert werden. Wir erinnern uns immer wieder daran, dass wir lieber einmal zu viel als einmal zu wenig kommunizieren sollten. Zudem halten wir es für elementar wichtig regelmäßig die Webcams einzuschalten. Etwa 60% der Kommunikation läuft nach wie vor nonverbal (also nicht über das gesprochene Wort, sondern über Körpersprache und Gesichtsausdrücke etwa) - wenn diese fehlt, können viel leichter Missverständnisse entstehen. Worte werden ohne nonverbalen Kontext eher (falsch) interpretiert und Signale (wie zum Beispiel Unbehagen mit einem Thema, was nicht laut geäußert wird) übersehen.

In vielen Teams in unserem Unternehmen wurden sogenannte Austauschcalls eingerichtet. In meinem Team, dem Team Marketing/Unternehmenskommunikation finden diese täglich um 09:00 statt - manchmal als Videochat und manchmal nur telefonisch. Wichtig für mich ist es zu erfahren, wie es den anderen geht, gemeinsam zu scherzen und zu lachen und sich kurz gegenseitig aufzusetzen, was am Tag bei jeder Person so anstehen wird. Auch das eine oder andere (zwei- und vierbeinige) Familienmitglied war hier schon zu sehen und sorgte für allgemeine Freude.

Zudem haben wir einen Teamchat innerhalb von Teams aufgesetzt, damit wir schnell und unkompliziert miteinander offene Fragen klären, die Teamkolleg‘innen informieren können oder einfach nur, um mit allen einen Witz oder ein lustiges Video zu teilen.

Damit es auch ohne persönlichen Kontakt im gemeinsamen Büro eine Absprache und Transparenz bezüglich der Aufgaben, Projekte, Deadlines und Verantwortlichkeiten gibt, haben wir innerhalb unseres Teams einen Planner mit all den besagten Inhalten angelegt. So sieht jede‘r woran gearbeitet wird und wir sprechen regelmäßig gemeinsam durch, was als nächstes ansteht. Hier klären wir auch, ob neu hinzugekommene Aufgaben eine Umpriorisierung erfordern und ob jemand Unterstützung benötigt.

Bei all den Herausforderungen, die diese Zeit mit sich bringt, gibt es also auch schöne Dinge. Durch den täglichen Austauschcall habe ich mein Team noch einmal ganz anders und viel intensiver kennengelernt und wir lachen sehr viel miteinander. Und es ist schön zu erleben wie alle an einem Strang ziehen, auch wenn es hin und wieder einmal kracht. Das gehört eben auch dazu, wenn viele kreative Köpfe zusammenarbeiten.

Profilbild Verena Behr

Verena Behr, Leiterin Change Management

+49 172 629 6311
vbehr@spirit21.com

Verena verfügt nicht nur über profundes Fachwissen im Bereich Change Management, sie hat auch viel Erfahrung mit der Umsetzung von Change Prozessen - sowohl in mittelständischen Unternehmen als auch auf Konzernebene.